Privacyverklaring

1. Bedrijfsgegevens

Het AI Bedrijf B.V.
Grote Beerstraat 198A
9742 SE, Groningen
KvK-nummer: 98201905
E-mail: info@hetaibedrijf.nl

2. Welke gegevens verwerken wij?

Voor het gebruik van de Email Assistent verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

• Identificatiegegevens: naam, e-mailadres, gebruikers-ID (via Keycloak authenticatie)
• Gmail-gegevens: e-mailinhoud, onderwerpen, afzenders, ontvangers, labels en metadata van uw Gmail-account
• AI-gegenereerde content: concepten en antwoorden die door de AI zijn opgesteld
• Kennisbankgegevens: door u toegevoegde bedrijfsinformatie en kennisbankartikelen
• Configuratiegegevens: uw AI-prompts, instellingen en voorkeuren
• Gebruiksgegevens: logbestanden, systeemgebruik en foutmeldingen

3. Google API-toegang

De Email Assistent maakt gebruik van de Google Gmail API om te functioneren. Hiervoor vragen wij de volgende toegangsrechten (OAuth-scopes):

• E-mails lezen (gmail.readonly): om binnenkomende e-mails te analyseren en hierop conceptantwoorden te genereren, en om verzonden e-mails op te halen voor het trainen van uw schrijfstijl
• E-mails beheren (gmail.modify): om AI-gegenereerde conceptantwoorden als draft op te slaan in uw Gmail. Er worden nooit automatisch e-mails verzonden
• Labels beheren (gmail.labels): om labels aan te maken en toe te wijzen aan verwerkte e-mails, zodat u overzicht houdt

Wij vragen uitsluitend de minimaal noodzakelijke toegangsrechten. Uw Gmail-gegevens worden:

• Niet gebruikt voor advertenties, retargeting of interesse-gebaseerde doeleinden
• Niet verkocht aan derden of gedeeld buiten de hierboven genoemde subverwerkers
• Niet gebruikt om generieke AI- of machine learning-modellen te trainen of te verbeteren. AI-verwerking vindt uitsluitend plaats voor het opstellen van uw persoonlijke conceptantwoorden

4. Met welk doel verwerken wij deze gegevens?

Wij verwerken uw persoonsgegevens uitsluitend voor de volgende doeleinden:

• Het leveren van de Email Assistent dienst (automatisch concepten opstellen voor e-mails)
• Het verwerken van uw e-mails met behulp van AI-technologie
• Het opslaan en raadplegen van uw kennisbank voor contextuele antwoorden
• Het onderhouden van contact en het bieden van technische ondersteuning. Hierbij kunnen beheerders voor supportdoeleinden meekijken in uw account, wat wordt vastgelegd in een auditlog
• Het verbeteren en beveiligen van onze diensten
• Het nakomen van wettelijke verplichtingen

5. Rechtsgrond voor verwerking

Wij verwerken persoonsgegevens op basis van:

• Toestemming: door gebruik te maken van de Email Assistent en uw Gmail-account te koppelen
• Uitvoering van een overeenkomst: wanneer u klant bent en wij diensten leveren
• Wettelijke verplichting: zoals fiscale bewaarplicht
• Gerechtvaardigd belang: beveiliging, analyse en verbetering van dienstverlening

6. Met wie delen wij gegevens?

Wij delen persoonsgegevens uitsluitend met zorgvuldig geselecteerde subverwerkers:

• Microsoft Azure OpenAI Service (EU): AI-verwerking voor het genereren van e-mailconcepten. Servers staan in Europa (Standard-configuratie); alle data wordt verwerkt en blijft binnen de EU
• Google Gmail API (VS/EU): toegang tot uw Gmail-account voor het ophalen van e-mails en het aanmaken van concepten (drafts). Berichten worden nooit automatisch verzonden
• Hetzner (Duitsland, EU): serverhosting

Met deze partijen hebben wij verwerkersovereenkomsten gesloten die voldoen aan de AVG.

7. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen:

• Beveiligde inlog via OAuth 2.0 (Google en Microsoft) met brute force bescherming
• Beveiligde Gmail-toegang via OAuth 2.0
• Encryptie van data tijdens transport (HTTPS/TLS)
• Versleuteling van gevoelige gegevens in de database (AES-256-GCM)
• Beveiligde opslag op EU-servers (Hetzner, Duitsland)
• Toegangsbeheer en logging van alle systeemtoegang
• Automatische beveiligingsupdates voor besturingssysteem en software
• Regelmatige back-ups en hersteltests

8. Bewaartermijn

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk:

• E-mailgegevens: mails die binnenkomen voor het opstellen van concepten worden niet opgeslagen. Voor het genereren van de kennisbank worden mails maximaal één dag versleuteld gecacht, zodat u eenvoudig de kennisbank opnieuw kunt genereren met een andere prompt
• AI-concepten: opgeslagen in uw Gmail als concept, onder uw controle
• Kennisbankgegevens: zolang uw account actief is
• Logbestanden: maximaal 12 maanden
• Administratieve gegevens: 7 jaar (wettelijke bewaarplicht)

9. Uw rechten

U heeft het recht om:

• Inzage te krijgen in de gegevens die wij over u verwerken
• Uw gegevens te laten corrigeren of verwijderen
• De verwerking van uw gegevens te beperken of hiertegen bezwaar te maken
• Uw gegevens over te laten dragen aan een andere partij (dataportabiliteit)
• Uw Gmail-koppeling op elk moment te verbreken via de applicatie of via uw Google-accountinstellingen
• Uw toestemming voor gegevensverwerking in te trekken

Een verzoek kunt u indienen via info@hetaibedrijf.nl

10. Cookies

De Email Assistent maakt geen gebruik van cookies. Authenticatie verloopt via tokens (OAuth 2.0). Er worden geen tracking-, analytische of functionele cookies geplaatst.

11. Contact

Voor vragen kunt u contact opnemen via:
E-mail: info@hetaibedrijf.nl
Website: hetaibedrijf.nl